• Propósito: Coordinar la actualización de datos y la formalización de citas para los usuarios asignados en las actas de reparto.

• Alcance: Desde la programación de citas hasta la notificación formal de la fecha de valoración.

• Generalidades:

  • Contacto inicial al paciente dentro de los 2 días hábiles.

  • Programación de la cita dentro de los 10 días hábiles siguientes.

  • Reprogramación en caso de inasistencia, con notificación física certificada.

  • Registro de todas las comunicaciones en el expediente.

• Actividades principales:

  • Programación de valoración por el médico ponente.

  • Recepción y verificación de información del acta de reparto.

  • Elaboración y envío de citaciones en PDF.

  • Comunicación final a las áreas de la Junta.

  • Seguimiento de asistencia de los usuarios.

• Anexo: Flujograma del área de citaciones.

• Documento: OK – FORMATO MANUAL DE FUNCIONES AREA DE CITACIONES 2024 – EVA DESCARGAR (PDF)

• • Documento: OK- Atención al Ciudadano y Trámites, Presencial (1)

  • Propósito: Orientar a los usuarios que acuden físicamente a la Junta en busca de información relacionada con su misión.

  • Alcance: Desde la asignación de turno hasta la orientación final al ciudadano.

  • Actividades principales:

    • Asignar turno.

    • Llamar al ciudadano según consecutivo.

    • Registrar información del usuario.

    • Atender la solicitud o consulta.

    • Redireccionar si corresponde a otra dependencia.

  • Anexo: Flujograma de atención presencial.

• Atención al ciudadano virtual / vía correo electrónico

  • Documento: OK- Atención al Ciudadano y Trámites, de manera virtual – LUZ

  • Propósito: Establecer actividades para orientar a los ciudadanos que acuden de manera virtual.

  • Alcance: Desde la asignación de turno virtual hasta la respuesta a la solicitud o consulta.

  • Actividades principales:

    • Asignar turno virtual.

    • Registrar información del ciudadano.

    • Atender solicitud vía correo electrónico o teléfono.

    • Determinar si es competencia del Grupo de Atención al Ciudadano.

    • Redireccionar o dar respuesta según corresponda.

  • Anexo: Flujograma de atención virtual y formato de registro.

Trámite de acciones y recursos

• Documento: OK- PROCESO JURIDICO – AUX JURIDICO – JESSICA

• Propósito: Establecer las actividades para tramitar acciones de tutela, derechos de petición, incidentes de desacato, solicitudes de peritazgo y recursos contra dictámenes.

• Alcance: Desde la recepción y clasificación de solicitudes por correspondencia física, urbana o electrónica, hasta el registro de la respuesta dada al usuario.

• Generalidades:

  • Los derechos de petición y tutelas se tramitan con prioridad según términos legales.

  • Se usan formatos de control y seguimiento en medio digital y libro de correspondencia.

  • Se garantiza trazabilidad en cada oficio, traslado o respuesta.

• Actividades principales:

  • Clasificar solicitudes y dar prioridad a tutelas y desacatos.

  • Descargar y registrar solicitudes en el aplicativo.

  • Determinar competencia de la Junta o trasladar a otra entidad.

  • Elaborar oficio de respuesta o traslado.

  • Revisar y dar visto bueno.

  • Enviar oficio remisorio y archivar copia.

  • Registrar información del trámite y respuesta en formato digital.

• Anexos: Flujograma del procedimiento y formato de control digital.

Organización de expedientes para valoración

• Documento: OK- FORMATO MANUAL DE FUNCIONES ARCHIVO – VALORACIONES – KAREN

• Propósito: Organizar expedientes aplicando procesos archivísticos (clasificación, ordenación, foliación, encarpetado) para garantizar la valoración médica y la transparencia documental.

• Alcance: Desde la recepción de expedientes verificados hasta la entrega física y digital a las áreas correspondientes, incluyendo subida a plataformas como Dropbox.

• Generalidades:

  • Recepción de casos en acta de reparto.

  • Uso de herramientas como escáner, Dropbox, Nitro PDF, foliación manual.

  • Depuración de duplicados y documentos irrelevantes.

  • Conservación en carpetas físicas y digitales.

• Actividades principales:

  • Recepción y verificación de casos.

  • Organización física y digital de expedientes.

  • Escaneo y anexado a carpetas digitales.

  • Clasificación, ordenación y foliación.

  • Encarpetado y marcado con datos del usuario y proceso.

  • Entrega física a auxiliares médicos y envío digital por Dropbox.

• Anexo: Flujograma del área de archivo.

• • Documento: OK- PROCESO JURIDICO – AUX JURIDICO – JESSICA (incluye parte del procedimiento vía correspondencia).

  • Propósito: Tramitar acciones de tutela, derechos de petición, reclamos y demás solicitudes recibidas por correspondencia física, urbana o electrónica.

  • Alcance: Desde la recepción y clasificación de solicitudes hasta el registro de la respuesta dada al usuario.

  • Actividades principales:

    • Recepción y clasificación de solicitudes.

    • Determinación de competencia de la Junta o traslado a otra entidad.

    • Elaboración de oficio de respuesta o traslado.

    • Revisión y visto bueno.

    • Envío de oficio remisorio y archivo de copia.

    • Registro digital del trámite y respuesta.

  • Anexos: Flujograma del procedimiento y formato de control digital.

• Correspondencia – archivo

  • Documento: OK-CORRESPONDENCIA – ARCHIVO – MARIA JOSÉ (bloqueado en tu carga, pero corresponde a esta área).

  • Propósito: Regular la gestión documental de comunicaciones oficiales, asegurando trazabilidad y conservación.

  • Contenido esperado: Recepción, radicación, foliación y archivo de correspondencia institucional.